De auditcommissie ontvangt nadere informatie over de huidige stand van zaken met betrekking tot het contractregister en de vervolgstappen om het contractregister volledig en actueel te maken.
Inleiding
Allereerst een duidelijke uitleg wat het verschil is tussen contractbeheer en het contractmanagement.
Contactbeheer
Contractbeheer is niet meer en niet minder als centraal het overzicht houden over alle contracten. De contracten worden netjes opgeslagen op een centrale plaats, we weten wanneer een contract afloopt en er is duidelijk wat er is afgesproken.
Voorbeeld: Ambtenaar X zorgt dat alle schoonmaakcontracten netjes in een lijst staan en weet precies wanneer ze verlengd moeten worden dan wel opnieuw aanbesteed moeten worden.
Contractmanagement
Contractmanagement is ervoor zorgen dat de gemaakte afspraken nagekomen worden. Dus de ambtenaar die verantwoordelijk is voor het contract heeft periodiek overleg met de leverende partij en houdt dus in de gaten of de afspraken over werkzaamheden en prijzen ook gevolgd worden en zorgt ervoor dat iedereen tevreden is of dat er bijgestuurd wordt.
Voorbeeld: Ambtenaar Y praat met de schoonmakers en kijkt of alles goed gaat. Is er een probleem, dan bespreekt hij/zij dat met de leiding van de leverende partij.
Start nieuwe gemeente (1-1-2022)
Bij de start van de nieuwe gemeente Land van Cuijk was het contractbeheer en het contractmanagement als volgt geregeld:
Het contractbeheer is/was centraal belegd bij het team rechtmatigheid en advies bij het cluster inkoop en aanbesteding. Als wij contracten kregen van de vakteams dan sloegen wij deze contracten centraal op in het contractenregister en 2 x per jaar verzorgden wij een overzicht naar de betreffende teammanager welke contracten in een bepaald jaar afliepen, met de vraag:
- Dient het contract verlengd te worden (kan dat nog rechtmatig)?
- Zo ja, prima, zo nee, dient er dan een nieuwe aanbesteding opgestart te worden.
Het contractmanagement was belegd bij de diverse vakteams. Zij waren verantwoordelijk voor het controleren of zij tevreden waren over het nakomen van de afspraken en de leveringen vanuit het contract.
Eind december 2025 heeft de directie op voorstel vanuit de organisatie besloten om hier een wijziging in aan te brengen c.q. een helder standpunt op in te nemen.
Want de praktijk was dat binnen de gemeentelijke organisatie het contractbeheer en contractmanagement grotendeels decentraal plaats vond. Dit leidde tot versnippering, beperkte sturing op risico’s en minder efficiënt gebruik van middelen.
Daarom is er voorgesteld om contractbeheer en contractmanagement meer centraal te organiseren binnen één regiepunt. Daarmee ontstaat beter overzicht, meer grip op kosten en kwaliteit, en wordt voldaan aan de eisen van professioneel opdrachtgeverschap.
Dit besluit leidt ertoe dat we vanaf het 2de kwartaal daadwerkelijk kunnen starten met het verder professionaliseren van het contractbeheer en contractmanagement. Ook onze huisaccountant BDO is hiervan op de hoogte en ondersteunt deze route. Uitgangspunt is dat wij eind 2026:
- Een volledig overzicht van al onze lopende contracten hebben, inclusief (indien mogelijk) de
waarde daarvan;
- Er ook daadwerkelijk met de belangrijkste contractpartners periodiek gesprekken gevoerd
worden over het prijsbeleid en het nakomen van afspraken.
Daarmee is niet gezegd dat al hetgeen gedaan is vanaf 2022 niet goed was. Zeer zeker niet, echter het was, bijvoorbeeld tijdens controles voor de accountant, om alle informatie boven water te krijgen zeer arbeidsintensief en tijdrovend. Dus de conclusie was dan ook om te kiezen voor meer centralisatie, behouden wat goed is en toch verder professionaliseren wat past bij de schaalgrootte van de gemeente Land van Cuijk.